Behördenpost aus Spanien

Veröffentlicht am 21.01.2025

Für Personen ohne Wohnsitz in Spanien ist es nicht immer einfach, amtliche Post und andere Briefe und Einschreiben aus Spanien auch wirklich zu erhalten.

Obwohl dem spanischen Finanzamt oder anderen Behörden eigentlich eine Hauptwohnsitzadresse z.B. in Deutschland bekannt ist, scheuen sich spanische Beamte oft trotzdem, einen Bescheid an eine nichtspanische Adresse zu schicken und greifen lieber auf die Veröffentlichung im Amtsblatt als Zustellungsersatz zurück. Dann wird plötzlich z.B. eine Steuerschuld oder ein Bußgeld vom Konto gepfändet, die man gerne auf dem normalen Weg bezahlt hätte, wenn man davon gewusst hätte.

Als Eigentümer einer Immobilie in Spanien nehmen Sie zwangsläufig am Rechtsverkehr teil, auch wenn Sie Ihren Wohnsitz nicht in Spanien haben. So kann es durchaus vorkommen, dass ein regionales oder das staatliche Finanzamt versucht, Ihnen etwas zuzustellen. Es kann aber auch sein, dass Sie vor einem spanischen Gericht verklagt werden, z.B. wenn Sie Streit mit Nachbarn, Ihrer Bank oder einem Handwerker haben.

Was kann man also als Eigentümer einer Ferienimmobilie in Spanien tun, um über Einschreiben und Zustellungsversuche informiert zu werden? Im folgenden Text finden Sie einige Ideen, wie Sie mit diesem Problem umgehen können.

Aktualisieren Sie die bei AEAT hinterlegte Adresse

Jeder Immobilieneigentümer sollte zunächst einmal sicherstellen, dass die korrekte Adresse bei der spanischen Steuerbehörde AEAT hinterlegt ist. Dies kann am besten anhand einer Kopie des Modelos 030 überprüft werden, was irgendwann einmal für Sie abgegeben wurde.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Adressen das spanische Finanzamt über Sie hat, sollten Sie ein Modelo 030 einreichen (lassen), in dem Ihr korrekter Wohnsitz und gegebenenfalls eine spanische Adresse angegeben werden. Alternativ können Sie sich mit der digitalen Signatur auf der Webseite vom Finanzamt einloggen und ihre Daten überprüfen.

Bei der Erstanmeldung der NIE mit dem Formular 030 geben die Gestorías oder Notare oft nicht die korrekte Wohnadresse des Kunden an, sondern ihre eigene spanische Adresse. Wenn Sie zu dieser Gestoría oder dem Notar keinen Kontakt mehr haben, wird ein an diese Adresse gerichteter Brief sicher nicht an Sie weitergeleitet werden.

Ort wird auch die Adresse der spanischen Immobilie registriert, was allerdings nicht optimal ist, wenn dort kein Postempfang sichergestellt ist oder die Immobilie zwischenzeitlich verkauft wurde.

Email und Handy beim Finanzamt hinterlegen

Bei der Aktualisierung Ihrer Daten können Sie auch eine Mobiltelefonnummer und eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen eintragen. Auf diese Weise erhalten Sie automatisch eine E-Mail und/oder eine SMS, wenn ein Schreiben an Sie gesendet wird.

Die E-Mail oder SMS ist kein Ersatz für eine Zustellung und gibt keinen Aufschluss über den Inhalt des Schreibens. Nach Erhalt der E-Mail oder SMS müssen Sie einen Anwalt oder Steuerberater beauftragen, der das Schreiben für Sie entgegennimmt und Sie zum weiteren Vorgehen berät.

Registrierung einer spanischen Zustelladresse bei AEAT

Wenn Sie mit Ihrer spanischen Immobilie Mieteinnahmen erzielen oder mehrere Immobilien in Spanien besitzen, ist es sinnvoll, eine Zustelladresse in Spanien zu haben. Auch wenn es nicht verpflichtend vorgeschrieben ist, eine spanische Zustelladresse zu hinterlegen, stellen Sie damit sicher, dass Sie Post vom Finanzamt problemlos erhalten. Aber auch für Eigentümer einer einzelnen Immobilie kann es nicht schaden, eine spanische Zustelladresse bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater zu haben.

Es kann sich dabei um eine beliebige Adresse in Spanien handeln, unter der jedoch der Empfang und die Weiterleitung von Post an Sie zuverlässig gewährleistet sein muss. Ideal ist natürlich die Adresse eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters, der dann bei Eingang von Schreiben direkt eine erste Orientierung zum weiteren Vorgehen geben kann.

Ernennung eines ständigen Fiskalvertreters

Einen Schritt weiter als die Hinterlegung einer spanischen Zustelladresse geht die Bestellung eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters mit Wohn- oder Geschäftssitz in Spanien als ständiger Steuervertreter. Ein bestellter Fiskalvertreter kann nicht nur Post vom Finanzamt entgegennehmen, sondern auch alle möglichen Erklärungen im Namen seines Vertretenen Mandanten abgeben.

Die Bestellung eines ständigen Steuervertreters durch eine nicht in Spanien ansässige Person ist in bestimmten Fällen obligatorisch. Wann genau ist u.a. in Art. 10 des Einkommenssteuergesetzes für Nicht-Residenten geregelt. Wer jedoch als Privatperson eine oder mehrere Immobilien in Spanien besitzt und seinen Wohnsitz in einem anderen EU-Land hat, fällt normalerweise nicht unter diese Regelung.

Prüfen Sie Ihre Kontaktdaten bei anderen Stellen

Leider ist es nicht so, dass andere spanische Behörden wie die Ayuntamientos, die regionalen Finanzämter oder die Verkehrsbehörde DGT automatisch die bei AEAT hinterlegte Adresse verwenden. Es ist daher darauf zu achten, dass auch bei anderen Stellen immer eine korrekte Adresse hinterlegt ist.

In der Regel wird dies die Adresse Ihrer spanischen Immobilie sein. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, dort Post zu erhalten, sollten Sie eine andere spanische Adresse oder zumindest eine korrekte E-Mail-Adresse und Handynummer registrieren.

Bei den regionalen Finanzämtern kann man sich mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren, um die für Ihre Immobilie fälligen IBI-Zahlungen oder Abfallgebühren online zu verwalten. Teils wird dafür aber eine elektronische Signatur benötigt. Auf den Balearen kann man sich auch ohne elektronische Signatur für das Carter Virtual von ATIB registrieren.

Nachsendeauftrag

Die Einrichtung eines Nachsendeauftrags von Spanien nach Deutschland oder andere Länder ist grundsätzlich möglich. Für 141,50€ (Stand Januar 2025) kann man sich für sechs Monate die Post von Spanien nach Deutschland weiterleiten lassen. Weitere Details auf der Webseite von Correos.

Es gibt aber einige Gründe, die gegen einen Nachsendeauftrag bei Correos sprechen:

1. Es gibt keine Garantie, dass alle Briefe weitergeleitet werden. Meine persönliche Erfahrung ist, dass der eine oder andere Brief einfach nicht weitergeleitet wird.
2. Der Nachsendeauftrag gilt nur für Briefe, die mit dem offiziellen Postdienst Correos verschickt werden. Wenn ein Behördenmitarbeiter persönlich etwas in den Briefkasten wirft oder ein privates Zustellunternehmen beteiligt ist, nützt Ihnen der Nachsendeauftrag nichts.
3. Die Weiterleitung unterbleibt, wenn der Absender die Weiterleitung ausdrücklich ausgeschlossen hat.
4. Die Weiterleitung greift nicht bei Einschreiben mit Rückschein.
5. Spätestens alle sechs Monate müsste ein neuer Auftrag erteilt werden.

Jemanden beauftragen, der regelmäßig den Briefkasten leert

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, jemanden vor Ort zu beauftragen, regelmäßig nach der Post zu sehen und diese gegebenenfalls weiterzuleiten. Wenn Sie Post unter der Adresse Ihrer spanischen Immobilie empfangen können, ist dies eine umfassende Lösung, denn egal von welcher Behörde oder von wem die Post kommt, Sie werden es erfahren.

Einschreiben, die persönlich entgegengenommen werden müssen, werden dann zwar nicht zugestellt, wenn Sie nicht vor Ort sind, aber es wird ein Abholschein hinterlassen. Mit dem Abholschein bzw. der Sendungsnummer und einer Vollmacht kann ein Einschreiben dann bei der Post durch einen beauftragten Dritten abgeholt werden.

Elektronische Signatur

Eine sehr empfehlenswerte Lösung ist auch die Verwendung der elektronischen Signatur oder digitalen Unterschrift. Damit kann man sich in Spanien auf allen möglichen Webseiten von Behörden einloggen. Leider muss man sich dafür etwas mit den technischen Abläufen beschäftigen oder einen Dienstleister beauftragen.

So kann man sich damit zum Beispiel auf der Website des Finanzamtes AEAT einloggen und dort seine Daten einsehen und eventuell laufende Verfahren anzeigen. Des weiteren ist zu empfehlen, mit der digitalen Signatur bei der sog. Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) seine E-Mail-Adresse einzutragen.

DEHú ist eine zentrale Plattform für Zustellungen, die den Bürgern Bescheide und Mitteilungen der verschiedenen öffentlichen Verwaltungen behördenübergreifend zugänglich macht. Unter dem Menüpunkt Mis datos de contacto kann eine E-Mail-Adresse registriert werden, unter der eine Benachrichtigung erfolgen soll, wenn ein Bescheid abgerufen werden kann.

Mit der digitalen Signatur können Sie sich auch mit Ihrer E-Mail-Adresse auf der Website des spanischen Amtsblatts BOE registrieren. Sie erhalten dann automatisch eine E-Mail, wenn ein Eintrag mit Ihrer NIE-Nummer erfolgen sollte.

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